Der Backgroundcheck: Jahrespressekonferenz

Nach der Jahrespressekonferenz, ist vor der Jahrespressekonferenz“ Dieser Satz bringt den organisatorischen Aufwand dieses Events auf den Punkt. 2017 bin ich das erste Mal als Praktikantin bei der Jahrespressekonferenz, kurz JPK dabei: Mein Einblick hinter die Kulissen eines solchen Großevents, was es mit der JPK eigentlich auf sich hat und einiges mehr!

Die JPK findet jedes Jahr Anfang Februar statt und besteht aus zwei Veranstaltungen. Am Tag vor der eigentlichen Pressekonferenz findet ein Vorabendevent statt, an dem der Vorstand die Journalisten willkommen heißt. Dieses get-together findet im sogenannten „off“ statt, das heißt: Über das dort Gesprochene darf nicht geschrieben werden – Hintergrundinformationen und persönliche Kontakte stehen hier im Vordergrund.

Umsatz, Absatz und Ergebnisbeteiligung

Am Tag der Jahrespressekonferenz werden dann im offiziellen Rahmen die Geschäftszahlen des vergangenen Geschäftsjahres veröffentlicht. Es sind sowohl Informationen, die für die Börse relevant sind, als auch für Mitarbeiter der Daimler AG. Letztere werden zeitgleich über die Ergebnisbeteiligung informiert. Die Jahrespressekonferenz ist also kein übliches Messeevent, sondern es geht schlicht weg um die Zahlen, Daten und Fakten der Daimler AG aus dem Jahr 2016. Ein kleiner Ausblick auf unser aktuelles Jahr 2017 wird auch nicht verwehrt.

Bevor die Jahrespressekonferenz am 2.2.17 startet, ist jedoch schon eine Menge passiert. Den offiziellen Startschuss, bildet das Kick-off Meeting im November 2016, bis dahin war bei mir überwiegend emotionale Vorbereitungs- und Vorfreudephase. Beim Kick-off Meeting selbst kommen dann circa 15 Mitarbeiter aus fünf verschiedenen Abteilungen zusammen, um Hand in Hand für diese Veranstaltung zusammenzuarbeiten.

Absprache und Planung ist das A & O

Jedes Thema und jede Aufgabe, werden hier besprochen. Wer ist für was, wann und wie verantwortlich. Von Pressemappen und Social Media Konzepten, über Hotelkontingente und Einsatzpläne, bis hin zum Catering und den Ausstellungsfahrzeugen & Exponaten am Vorabend sowie am JPK-Tag selbst.

Einen entscheidenden Tipp, damit die Vorbereitungen einem nicht in jedem Jahr über den Kopf wachsen, habe ich auch schon gelernt. Es ist natürlich wichtig, die verschiedenen Angebote, die man sich einholt, zum Beispiel fürs Catering, auf ihre Richtigkeit zu prüfen – prinzipiell kann man sich aber gut an den Unterlagen vom letzten Jahr orientieren und schauen, was sich übernehmen bzw. anlehnen lässt.

Ein Beispiel dazu ist der Veranstaltungsmittelpunkt selbst – das Bühnenbild. Das sieht dieses Jahr ähnlich wie im Letzten aus – aber natürlich mit anderen Autos. „Concept EQ“ und das neue E-Klasse Coupé werden unseren Vorständen im wahrsten Sinne des Wortes zur Seite stehen.

Jahrespressekonferenz der Daimler AG 2016

Autotechnisch wird außerdem der smart ed forfour und der Vision Van präsentiert. Die Teilnehmer werden auch die Möglichkeit haben sich für Car2go anzumelden. Am Vorabend wird dann noch der Urban E-Truck mit einem Foto Booth ausgestellt. Es wird also für jeden Geschmack etwas dabei sein.

Das Konzept steht, die Detailarbeit ist dran

bereits am 3. Januar haben wir die Einladungen an ausgewählte Vertreter der Presse verschickt und das sind auch schon über 500. Bis zum 20. Januar hatten die Eingeladenen Zeit für eine Rückmeldung. Insgesamt erwarten wir rund 100 Journalisten von TV, Hörfunk und Printmedien. Da diese auch international sind, haben wir für englische Simultanübersetzer vor Ort gesorgt, die helfen Sprachbarrieren zu überwinden.

Inwiefern war ich nun eigentlich bis zu diesem Zeitpunkt involviert? Neben meiner tatkräftigen moralischen Unterstützung ;-) , war ich am Einladungsprozess beteiligt, habe Protokolle verfasst, am Einsatzplan der Mitarbeiter mitgetüftelt, die Zahlen in Dokumente eingefügt, am Briefing für die Vorstände mitgearbeitet und natürlich das Social Media Konzept für diesen Beitrag und den Daimler Career Instagram Account erarbeitet. Den ganzen Trubel, werde ich in Instagram Stories mit euch teilen. Wer also Lust hat meinen JPK-Tag mitzuerleben kann dort auch gerne vorbeischauen!

Jahrespressekonferenz der Daimler AG 2016

Kommen wir nun zur heißen Phase…

Es ist die Woche vor der JPK und es steht viel an. Die erste Abgabe des Briefings für den Vorstand, Besprechung der Helferinnen und Helfer in der Carl Benz Arena und das Finalisieren der Presseinformation. Die Presseinfo ist ein wichtiger Teil der Pressemappen, die vor Ort an die Journalisten ausgegeben werden. Diese beinhalten unter anderem auch die gezeigten Präsentationscharts, die Reden von Dr. Dieter Zetsche und Bodo Uebber sowie die Tabellen mit den Zahlen, Daten und Fakten des Geschäftsjahres 2016. All das findet man ab morgen auch online unter www.daimler.com/ir.

Die Finalisierung, Formatierung und tatsächliche Erteilung des Druckauftrages all dieser Dokumente kann sich bis in die späten Abendstunden ziehen und läuft parallel zum Vorabendevent. Während dieses Prozesses, werden sowohl die deutsche als auch die englische Version der Presseinformation zeitgleich bearbeitet. Jeder, der schon einmal an einer schriftlichen Arbeit mit mehr als einem Dutzend Seiten gearbeitet hat, kennt das. Am Ende hat man rund 50 aktualisierte Versionen dieses Dokumentes auf dem Laufwerk liegen, doch nur eine ist die Entscheidende.

Tag der Jahrespressekonferenz

6:30 Uhr, die Presseinformation wird zum elektronischen Versand um 8:00 Uhr fertig gemacht. Um 07:15 Uhr finden sich alle Helferinnen und Helfer auf ihrem jeweils zugeteilten Posten ein. Auch ich werde natürlich, mit meinem Handy bewaffnet, vor Ort sein, auf der Suche nach den optimalen Einblicken (live) hinter die Kulissen für die Instagram Stories.

Um 8:00 Uhr kommt der entscheidende Moment: Die Presseinformation wird online versendet und die Geschäftszahlen sind damit öffentlich. Die Pressemappen werden ausgehändigt und sofort fangen die Agenturjournalisten fleißig an, ihre Berichte zu schreiben! Da geht es wirklich um Sekunden!

9:00 Uhr, es geht los. Die Jahrespressekonferenz 2017 beginnt. Unsere Vorstände halten zunächst Reden und beantworten dann die Fragen der Journalisten.

Für alle Organisatoren und Helfer heißt es nun wieder: „Nach der Jahrespressekonferenz, ist vor der Jahrespressekonferenz“ – ach und dazwischen kommt natürlich auch noch die Hauptversammlung Ende März in Berlin, zu der rund 5000 Aktionäre und 60 Journalisten anreisen.


Hier die Highlights der JPK als Videozusammenfassung:

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Dieser Artikel wurde von geschrieben. Jördis Reibert studiert internationale Betriebswirtschaft im 5. Fachsemester an der Hochschule Nordhausen und absolviert derzeit, im Rahmen ihres Studiums, ein Praktikum bei der Corporate Communication in Untertürkeim. Bis April unterstützt sie dort die Teams „Greater China“ und „Finance“.

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