Eventorganisation oder „Täglich grüßt das Murmeltier“

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600 Journalisten aus 39 Ländern, 46 Gesprächspartner, 28 Testwagen und das ganze über 20 Tage hinweg: die Pressefahrveranstaltung in Florenz anlässlich des neuen CLS hat beeindruckende Zahlen vorzuweisen. Hinter diesen Zahlen steckt ein Organisationsaufwand, den sich außerhalb des Eventteams kaum jemand vorstellen kann. Für mich ist es bereits die vierte große Veranstaltung binnen sechs Monaten, bei der ich vor Ort im Einsatz bin, weshalb ich den enormen Aufwand vor und während des Events mittlerweile gut kenne. Der Journalist bekommt von dem, was hinter den Kulissen geschieht, so gut wie nichts mit. Er erhält das „Rundum-Sorglos-Paket“ und soll sich nur um das Thema CLS kümmern. Alles andere übernimmt das Eventteam.

Das Zweitagesprogramm der Journalisten besteht natürlich hauptsächlich aus den Testfahrten. Desweiteren gibt es am ersten Programmtag ein Produkt-Briefing an der Hubstation, wo außerdem eine Ausstellung über die legendären Design-Ikonen von Mercedes-Benz, von den Dreißigern bis heute zum neuen CLS, aufgebaut wurde. In der Regel reisen die Journalisten mittags am Flughafen Florenz an und ca. 24 Stunden später dort wieder ab. Wenn die eine Gruppe geht, kommt die nächste an, ohne dass die Gäste davon etwas mitbekommen. Für die Techniker und Car Cleaner bedeutet das, dass die Testwagen für die ankommenden Journalisten innerhalb kurzer Zeit wieder in möglichst perfekten Zustand herzurichten sind.

Für mich beginnt der Tag an der Eventlocation Hotel 500 nahe Florenz. Dorthin werden die Journalisten nach ihrer Ankunft am Flughafen von unserem Shuttle-Team transferiert. Nach einer kurzen Willkommensrede vom zuständigen Pressesprecher und einem kleinen Snack steigen die Gäste in ihre Testwagen und düsen los in Richtung Hubstation „Castello Villanova“.  Vorher gilt es jedoch die abreisenden Journalisten zu empfangen, deren letzte Testfahrt ebenfalls am Hotel 500 endet. Somit schließt sich der Kreis und das Programm endet, wo es angefangen hat und die Auftaktstation ist gleichzeitig Endstation.

Meine erste Aufgabe des Tages ist es, darauf zu achten, dass die Auftaktstation „abspielbereit“ ist. Das heißt, dass sowohl Departure als auch Welcome Lounge tip top aussehen, das Hotelpersonal sowie die Hostessen gebrieft sind und für die Verköstigung der Journalisten gesorgt ist. Gesprächspartner, Techniker, Car Cleaner, Shuttleservice, Filmteams, Fotografen, Hotelpersonal, Hostessen – alle sind am Hotel 500 im Einsatz und müssen koordiniert werden.

Nachdem der große Ansturm am Hotel 500 vorbei ist, fahre ich mittags zum „Castello Villanova“. Es handelt sich dabei um ein altes, schön renoviertes Kastell nördlich von Florenz, von wo aus zwei Loops zum Erfahren des neuen CLS angeboten werden. Im Kastell findet das Produkt-Briefing statt, das täglich im Vorhinein mit den Audio-, Video- und Lichtspezialisten, die sich versteckt hinter der Präsentationswand befinden, geprobt werden muss. So komme ich heute zu der seltenen Ehre, mich für 15 Minuten wie der CEO der Daimler AG zu fühlen, wenn ich im Probelauf die Rede von Herrn Dr. Zetsche am Rednerpult vortrage, der wenig später meine Stelle einnimmt und den Journalisten die Besonderheiten des neuen CLS nahebringt. Nach nicht einmal einer viertel Stunde bin ich fertig damit und lande kurze Zeit später wieder unsanft in der Realität – als Begleitfahrer eines niederländischen Journalisten. Die Jagd nach dem perfekten Bild nimmt genau so viel Zeit in Anspruch, dass ich gerade noch rechtzeitig zum täglichen Orga-Meeting im Hotel Four Seasons in Florenz’ Innenstadt eintreffe. Dort endet auch für die Journalisten Tag eins. Die Techniker übernehmen die Fahrzeuge und überführen sie in die Werkstatt, wo jedes Auto nochmals überprüft und ggf. repariert wird.

Das Orga-Meeting im Orga-Büro findet täglich um 18.00 Uhr statt und ist die Schaltzentrale des gesamten Events. Dort trifft sich allabendlich ein Großteil des Teams, bestehend aus dem Projektleiter (meinem Betreuer), Pressesprecher, Technikern der Baureihe, Angestellte der Eventagentur, Shuttleservice und Lagerist. Auf der Agenda steht zunächst ein kurzer Rückblick auf den Tag – wie ist es gelaufen und was kann man evtl. noch verbessern? Anschließend wird der Ablauf des Folgetages mitsamt An- und Abreisen der Journalisten und Gesprächspartner, das Programm, Fotografen- und Filmereinteilung, Fahrwageneinsatz usw. durchgegangen. Zu guter Letzt bekommen die Gesprächspartner der einzelnen Fachbereiche für ihren Einsatz am nächsten Tag vom Projektleiter ein schnelles Briefing.

Damit ist der Tag für mich zu Ende. Morgen geht es wieder von Vorne los. Insgesamt 20 Tage lang. In Florenz grüßt eben täglich das Murmeltier.


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